Menentukan Kebutuhan Informasi

Untuk menentukan kebutuhan Informasi yang relevan dengan kebutuhan organisasi, Kendal (1995) memberikan guideline yang sederhana – yang disebutnya metode 4WH :

1. 
   What : kegiatan apa sajakah yang menjadi wewenang dan tugas dari masing masing unit fungsional?, nterkait dengan tugas dan kewenagan nya apakah tersedia dokumen dokumen pendukung ( form, laporan dan sebagainya) yang dapat dijadikan pertimbangan dalam menentukan informasi yang dibutuhkan dan dihasilkan unit.
2. 
   When : apakah tugas dan kewenagan unit fungsional dilaksanakan secara kontinu ataukah ada “periode waktu” untuk menyelesaikan ? sebagai gambaran entri nilai terkhir semester biasanya hanya dilakukan sekali persemester sedangkan transaksi peminjan=man diperpustakaan bias lebih dari 1 transakasi per hari
3. 
   Who : siapa dan berapa orangkah dalam unit funsional yang dilibatkan dalam pelaksanaan tugas dan kewenangan nya? Apakah ada interaksi dengan unit fungsional organisasi lainnya? Sebagai missal, persyaratan wisuda membutuhkan mahasiswa telah menyelesaikan kewajibannya mulai dari kewajiban akademik hingga kewajiban administrative lainnya
4. 
   Where : apakah unit fungsional dalam menyelesaikan tugas dan kewenangannya harusberaktivitas dilokasi yang ditempatinya atau dapat dikerjakan dari lokasi lain? Perkembangan TI terutama dibidang jaringan komputer memungkinkan untuk melaksanakan pekerjaan secara remote location
5. 
   How : dengan cara bagaimanakah suatu tugas dilaksanankan oleh unit fungsional organisasi? Apakah prodsedur operasi baku (Standard Operation Procedure/SOP) untuk penyelesaian suatu tugas tersedia? Apakah ada SOP yang lebih efisien disbanding SOP saat ini.